La richiesta di applicazioni smartphone legate agli eventi, per avere informazioni e servizi utili, da mercato di nicchia si sta facendo sempre più popolare. Evidentemente, sono sempre meno gli organizzatori che resistono alle vecchie liste cartacee o alle email piene di istruzioni dedicate agli ospiti. D’altro lato, anche i visitatori trovano benefici dall’avere in tasca quelle funzioni che prima erano legate a strumenti cartacei. Alla ricerca delle migliori app, vediamo un’offerta articolata e innovativa che si arricchisce di nuovi player ogni giorno.

Quando diciamo “app per eventi” partiamo con un insieme base di funzionalità standard che qualsiasi prodotto propone. Ogni app che aiuterà i partecipanti a visitare l’evento, a organizzare le loro agende, a offrire aggiornamenti da parte degli organizzatori, a mettere in connessione i partecipanti con altri partecipanti e a registrare i feedback possiamo definirla come standard di base. Restringendo le scelte a caratteristiche più evolute occorre porsi alcune domande, se siamo chi organizza l’evento:

  • Rappresenta l’immagine del mio evento?
  • Quanto è facile personalizzarla?
  • Funzionerà sia online che offline?
  • Riusciranno i partecipanti a usarla con facilità?
  • Quanti ospiti la utilizzeranno e la troveranno utile?
  • Posso apportare modifiche dell’ultimo minuto e pubblicarle immediatamente?
  • Include un sistema di creazione e gestione dei badge?
  • Offre report statistici, magari in tempo reale?

Le domande possono aumentare, ma tutto incide sui prezzi di queste app, che sono i più vari: da centinaia di euro a migliaia di euro. La scelta è veramente difficile, la competizione è notevole. Sembrano tutte simili. Ma ci sono dei dettagli nascosti che vale la pena evidenziare:

Connessione a Internet
Non tutte le applicazioni sono memorizzate nella memoria interna del dispositivo; alcune hanno contenuti che vivono sul web e dipendono da una connessione a Internet. Una buona prova è scaricare un’app campione, accendere il telefono in modalità aereo ed esplorare quali funzionalità sono attive.

App in White Label
Se si è alla ricerca di una applicazione totalmente brandizzabile con il look & feel dell’evento, la ricerca si restringe molto. Consigliamo di verificare se la grafica è personalizzabile.

Live Polling
Interagire con i presentatori sta diventando sempre più importante in un convegno o un meeting importante, in quanto i partecipanti si aspettano di essere coinvolti. Non sottovalutate la potenza di questa funzionalità. Se si riesce a fornire ai presentatori le domande del pubblico e a visualizzare anche le risposte in tempo reale, si può animare l’evento in modo creativo.

Icone personalizzabili
Poniamo che l’evento abbia una sua immagine coordinata e che l’applicazione debba riflettere ciò. L’impossibilità di personalizzazione potrebbe limitare il branding generale e mostrare un lato debole agli ospiti. Al fine di risparmiare i tempi di sviluppo, molti non offrono la possibilità di cambiare i colori, i marchi e i nomi delle sezioni dell’app.

Editor
Se state lavorando con un team per creare la vostra applicazione, fate in modo che ogni membro possa accedere al sistema di gestione dei contenuti in modo indipendente, pur collaborando allo stesso progetto. La gestione del contenuto della vostra applicazione, poi, dovrebbe essere il più semplice possibile.

Partecipazione Limitata
Se si propone un evento limitato a pochi ospiti, avrete bisogno di un’app che blocchi il numero di persone che partecipano a una particolare sessione. Sarete voi a pensare a un numero che tenga conto di un overbooking.

Sicurezza
La vostra applicazione potrebbe essere destinata a un pubblico selezionato. Se è così, assicuratevi che solo i corretti destinatari possano utilizzare l’app tramite un accesso protetto e che le informazioni nel sistema di gestione dei contenuti sia al sicuro da intrusioni.

Velocità di realizzazione
Muovetevi con anticipo, perché il tempo incide profondamente sui dettagli, sulle funzionalità dell’app. Inoltre, servono molti giorni solo per poter pubblicare l’app negli store di Android e iOS.

Assistenza Clienti
Forse è la cosa più importante di tutte: il fornitore dell’app sarà disponibile quando ne avete bisogno? Ogni evento ha un intoppo e prevenire è fondamentale. La soddisfazione per il servizio è direttamente legata alla efficacia della applicazione e alla felicità dei vostri ospiti.